10 einfache Tipps für besseres Zeitmanagement

Stress im Büro? Diese 10 einfachen Tipps helfen Ihnen Ihr Zeitmanagement und Arbeitstechnik effizient und nachhaltig zu verbessern. Denn effizientes und zufriedenstellendes Arbeiten ohne Stress ist oft eine Frage der Arbeitstechnik.

Tipp 1: Die Ablenkung muss weg

Für jede unnötige Ablenkung während der Arbeit benötigen Sie Energie und verschwenden Ihre kostbare Zeit. Darum: Handy aus, Telefon stummschalten, Mitteilungen vom Mailprogramm deaktivieren. Je ruhiger und konzentrierter Sie ohne Ablenkung arbeiten können, desto effizienter sind Sie.

Tipp 2: Kein Multitasking

Alles gleichzeitig tun funktioniert nicht. Das Multitasking ist ein Mythos, niemand kann mehrere Tätigkeiten gleichzeitig ausführen. Am allerwenigsten, wenn es fordernde Arbeiten sind, bei denen man sich konzentrieren muss. Unser Gehirn kann nicht gleichzeitig verschiedene Impulse verarbeiten – es wechselt einfach nur rasant zwischen den Aufgaben hin und her. Das Ergebnis: Fehleranfälligkeit und noch mehr Stress.

 

Tipp 3: Setzen Sie Prioritäten

Wichtiges kommt vor dem Dringendem. Lassen Sie sich nicht von dringenden Aufgaben vereinnahmen. Planen Sie Ihren Arbeitstag und Ihre Projekte und setzen Sie die für Sie richtigen Prioritäten für Wichtiges. Die Eisenhower-Matrix hilft Ihnen Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren. Das perfekte Tool für Zeitmanagement!

Tipp 4: Arbeiten Sie blockweise

Wahrscheinlich erledigen Sie Aufgaben, die sich ähnlich sind. Sei es Mails schreiben, telefonieren, Akten studieren. Ihrem Gehirn fällt es leichter, im gleichen Thema zu arbeiten. Wenn Sie ähnliche Aufgaben in Arbeitsblöcke zusammenfassen, sparen Sie dadurch viel Zeit und müssen sich weniger anstrengen.

 

Tipp 5: Den Kopf freibekommen

„Ich schreibe mir nichts auf. Das hält mein Gehirn am Laufen.“

Schreiben Sie konsequent alle Aufgaben und Ideen auf. Das macht Ihren Kopf frei für Produktivität und Kreativität. Bringen Sie in Ihrem stressigen Büroalltag Ihre Dinge unter Kontrolle, indem Sie erfassen, sortieren und die kommenden Aufgaben planen. So haben Sie immer einen überblick über Ihr Zeitmanagement.

 

Tipp 6: Vermeiden Sie Perfektionismus

Alles perfekt machen wollen kostet unglaublich viel Zeit und ist am Ende doch unmöglich. Ein riesiger Stressverstärker, der bis zum Burnout führen kann. Das Pareto Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden können. Für die restlichen 20% benötigen Sie überproportional viel Zeit, nämlich 80%. Also lassen Sie die Grafik in Ihrer PowerPoint Präsentation und das Excel-Sheet so wie es ist und werden Sie mit weniger Aufwand glücklich. Stress-Coaching zum Auflösen persönlicher Stressverstärker.

 

Tipp 7: Räumen Sie auf

„Meine Inbox hat über 3.00 Mails Wo kann ich die hintun?“

Studien zufolge verbringen wir bis zu einer Stunde am Tag mit dem Suchen von Unterlagen und Informationen. Und Sie kennen es bestimmt auch: Je mehr Zeit sie (scheinbar) haben, desto mehr Zeit kostet das Suchen und Verwalten von Dingen. Deshalb ist es sinnvoll, Ihren Schreibtisch, Ihre Ablage als auch Ihre Mails und elektronischen Dokumente aufzuräumen und unnützes fort zu schmeissen.

 

Tipp 8: Nervige Aufgaben zuerst

Erledigen Sie unangenehme und nervige Aufgaben vor allen anderen. Das gibt Ihnen ein gutes Gefühl, andernfalls belasten diese Aufgaben Sie während des ganzen Tages. Und nicht selten werden die aufgeschobenen unangenehmen Aufgaben auf den letzten Drücker erledigt, wo sie noch mehr Stress verursachen und ggf. Ihren Feierabend belasten.

 

Tipp 9: Durch Planung Zeit gewinnen

„Alle meine Aufgaben sind immer dringend. Ich habe keine wichtigen Aufgaben.“

Wer seine Zeit systematisch plant und sich möglichst diszipliniert an die eigene Planung hält, kann unnötigen Stress vermeiden. Und so wertvolle Zeit gewinnen. Auch wenn die Planung Ihrer Aufgaben und Projekte zu Beginn scheinbar viel Zeit kostet, zahlt sich dieses Investment im Verlauf der Arbeit mehr als aus! Planen Sie Ihre Arbeitswoche und auch Ihren Arbeitstag.

Tipp 10: Computerkniffe anwenden

Gerade am Computer gibt es viele Möglichkeiten Ihre Arbeit besser zu organisieren und verwalten und auch Zeit zu sparen. Mailprogramme, Suchfunktionen, Daten-Sortierung und viel weitere Tools können Ihnen helfen, kostbare Arbeitszeit einzusparen und Stress zu vermeiden. Ein Einlesen in Optimierungsmöglichkeiten lohnt sich, es ist gut investierte Zeit.

 

Stress vermeiden im Büro um so wieder mehr Lebensqualität und Freude zu bekommen und effizienter zu Arbeiten. Schon einfache Zeitmanagement Tipps im Büroalltag helfen, weniger Stress zu haben.

Persönliche Stressverstärker kennenlernen

Doch nicht nur Arbeitstechnik ist entscheidend, auch Ihre innere Einstellung zur Arbeit und zum Stress ist wichtig. „Sei perfekt“ oder „sei stark“ oder „ich kann nicht Nein sagen“ sind häufige Stressverstärker die zu Stressreaktionen führen können. Es gibt Stress-Seminare in denen Sie lernen, Ihre persönlichen Stressverstärker besser kennenzulernen und wie sie konstruktiv damit umgehen können.

Stress bewältigen im Kloster

So zum Beispiel bei der Stress-Auszeit im Kloster. Lernen Sie in Stress-Workshops mehr über Stress und wie er entsteht und entwickeln Sie Ihre persönliche Stressbewältigungsstrategie. Dazu lernen Sie Entspannungsübungen aus dem Yoga wie bewusstes Atmen und lernen Achtsamkeit und Meditation.

Das könnte Sie auch interessieren: Tipps bei akutem Stress oder Wie Stress das Gehirn verändert. Meditations-CD für mehr Achtsamkeit und weniger Stress.